Structurer sans déshumaniser : bonnes pratiques pour la gestion des HDVSS dans l’ESR

Dans l’enseignement supérieur et la recherche (ESR), les enjeux liés aux cas de HDVSS — harcèlement, discrimination et violences sexistes et sexuelles — mobilisent de plus en plus de ressources. Mais leur gestion soulève encore de nombreux défis. Face à la complexité des situations et à l’attente croissante des étudiant·e·s et des collaborateurs, les établissements ont besoin de dispositifs de signalement solides, cohérents et accessibles.Il faut donc structurer, sans jamais perdre l’humain.

C’est autour de cette tension constructive que s’est articulé le webinaire organisé par BeSignal sur la professionnalisation du traitement des HDVSS dans les écoles. Pendant 80 minutes, expert·e·s, et professionnel·le·s de terrain ont partagé des clés pour renforcer la qualité de prise en charge tout en préservant la bienveillance et l’écoute.

Commençons par le commencement - qu’est-ce qu’un dispositif de signalement ?

Lorsqu’on parle de dispositif de signalement, il ne s’agit pas uniquement d’un formulaire ou d’un contact affiché sur l’intranet. Un dispositif, c’est un ensemble structuré de moyens humains, techniques et organisationnels qui permettent de recueillir, traiter et suivre des signalements dans un cadre clair, confidentiel et sécurisé — pour la personne signalante comme pour l’établissement.

Un cadre clair pour ne pas laisser seul·e

Le premier enjeu est organisationnel : il ne suffit pas de désigner des référent·e·s pour que le dispositif fonctionne. Sans cadre, sans procédure, sans relais, le traitement repose souvent sur des épaules isolées — avec tous les risques que cela comporte : désorganisation, erreurs, retards, ou encore surcharge émotionnelle.

Mettre en place un dispositif, c’est donc avant tout poser un cadre lisible, défini, et partagé par toutes les parties prenantes. Cela implique de clarifier non seulement les responsabilités de chacun, mais aussi les modalités de traitement choisies.

Quelques bonnes pratiques associées :

• Définir une procédure de recueil et de traitement structurée, compréhensible et accessible à toutes les parties prenantes (étudiant·e·s, prestataires, référent·e·s, encadrant·e·s).
• Choisir une organisation claire et adaptée en distinguant les différentes étapes du traitement :
  • Externalisation complète : la primo-écoute, la qualification et l’enquête sont déléguées à un prestataire externe spécialisé, garantissant expertise, confidentialité et impartialité.
  • Mode hybride : la primo-écoute est assurée par un tiers externe, mais la qualification et l’enquête sont prises en charge en interne par des référent·e·s ou un comité dédié.
  • Internalisation totale : l’ensemble du dispositif (écoute, qualification, enquête) est pris en charge par une cellule interne identifiée et formée.
    Petit aparté : Un point essentiel évoqué lors du webinaire : la distinction entre primo-écoute et enquête.

La primo-écoute consiste à accueillir la parole d’une personne sans la juger, ni tenter immédiatement d’interpréter ou de résoudre. Elle demande écoute, disponibilité, et sécurité émotionnelle. L’enquête, quant à elle, correspond à une phase d’instruction ou d’analyse des faits : elle engage la responsabilité de l’établissement et suppose rigueur, traçabilité, et neutralité.Ces deux étapes nécessitent des compétences différentes, et peuvent (ou doivent) être confiées à des personnes ou des entités distinctes selon les moyens de l’établissement.

• • Documenter précisément les rôles et responsabilités à chaque étape du traitement : qui écoute ? qui qualifie ? qui traite ? qui décide ? qui accompagne ?
  • Désigner une fonction de coordination pour assurer la cohérence du dispositif, fluidifier les échanges et accompagner les référent·e·s au quotidien.
  • Prévoir des relais externes (juridique, psychologique, associatif, etc.) pour sécuriser les décisions sensibles ou prendre le relai en cas de besoin.

Soutenir les équipes pour mieux écouter

Mais structurer ne suffit pas. Une réponse efficace aux HDVSS implique aussi de former, d’accompagner et de soutenir les personnes en charge de recevoir et traiter les signalements. L’écoute active, l’accueil sans jugement, la compréhension des dynamiques de violence, tout cela s’apprend. Cela suppose du temps, des ressources, un positionnement clair. Un·e référent·e ne peut être performant·e sans formation ni appui.

Bonnes pratiques associées :

• Prévoir une grille de formation minimale pour les référent·e·s et toute personne potentiellement impliquée.
• Mettre en place un espace de supervision ou d’échange entre professionnel·le·s pour limiter l’isolement.
• Reconnaître le rôle des référent·e·s dans les fiches de poste ou dans les temps institutionnels.
• Garantir un soutien hiérarchique et/ou psychologique en cas de charge émotionnelle importante.

Tirer parti des bons outils pour centraliser et sécuriser

Même avec des procédures claires et des équipes engagées, un dispositif de signalement reste difficile à faire vivre sans un outil adapté. Centraliser les signalements, assurer leur suivi dans le temps, garantir l’accès aux bonnes personnes, préserver la confidentialité… autant d’exigences qui ne peuvent pas reposer sur des chaînes d’e-mails ou des fichiers partagés.

Disposer d’une plateforme de signalement dédiée, pensée pour s’adapter aux réalités de l’enseignement supérieur, permet non seulement de faciliter le travail des référent·e·s, mais aussi d’améliorer la confiance dans le dispositif auprès des étudiant·e·s et des personnels. Un outil numérique comme BeSignal, utilisé par plusieurs établissements de l’ESR, permet notamment de :

• Recueillir les signalements de manière confidentielle ou anonyme,
• Suivre les cas sans perte d’information ni interférences,
• Sécuriser les accès selon les rôles et les types de cas,
• Tracer les étapes du traitement pour plus de rigueur institutionnelle,
• Produire des bilans sans jamais exposer d’informations sensibles.

Bonnes pratiques associées :

• Choisir un outil conforme aux exigences de sécurité, de confidentialité et de traçabilité.
• Paramétrer des rôles différenciés selon les types de référent·e·s (écoute / traitement / supervision).
• Permettre aux personnes signalantes d'assurer un suivi, y compris de manière anonyme.
• Centraliser les échanges, documents et décisions pour éviter la dispersion des informations sensibles.
•  Produire des bilans anonymisés pour objectiver la réponse de l’établissement et améliorer la prévention.

Créer un climat de confiance durable

Au-delà des outils et des processus, c’est bien un changement de culture qu’appelle la professionnalisation du traitement des VSS. Rendre le dispositif visible, compréhensible et accessible, c’est aussi envoyer un signal fort : ici, la parole est écoutée, prise au sérieux, et traitée avec respect. C’est ce qui permet aux étudiant·e·s comme aux personnels de sortir du silence.

Bonnes pratiques associées :

• Créer une rubrique dédiée sur l’intranet ou l’ENT précisant les modalités de signalement.
• Utiliser plusieurs canaux d’affichage (physiques et numériques) pour rendre le dispositif visible.
• Intégrer la présentation du dispositif aux réunions de rentrée et de formation des usagers.
• Mettre à disposition des supports accessibles (infographies, vidéos, guides synthétiques).
• Rendre compte anonymement des actions menées ou du volume de signalements traités pour créer une culture de transparence.

Voir ou revoir le webinaire

Pour découvrir l’intégralité des échanges, accéder aux témoignages et retrouver les pistes d’action concrètes partagées pendant le webinaire.