6 réflexes pour sécuriser votre outil de recueil & de traitement des signalements

Pourquoi la cybersécurité est au cœur des dispositifs de signalement

Les plateformes de signalement déploient plusieurs mesures pour garantir la sécurité de leurs applications. Chiffrement, certifications, audits réguliers, le socle technique est solide. Mais la protection d’une alerte repose aussi sur les gestes quotidiens des personnes qui la traitent. Les réflexes des référents complètent donc le travail de l’outil. Le cadre le rappelle à sa manière. Le RGPD (article 32) impose de sécuriser les données personnelles, et le référentiel de la CNIL du 6 juillet 2023 en précise les modalités pour les dispositifs d’alerte. La loi Sapin II, renforcée par la loi Waserman du 21 mars 2022, sanctionne la divulgation des éléments confidentiels d’un signalement (article 9).

Voici six réflexes simples pour allier l’outil et les usages.

• Limiter l’accès aux seules personnes qui en ont besoin
  Tous les référents n’ont pas à consulter toutes les alertes. Le référentiel de la CNIL recommande d’ailleurs de supprimer les permissions obsolètes et de procéder à une révision annuelle des habilitations. Par exemple, dans un groupe de trois filiales, un signalement de harcèlement est déposé dans une des filiales. Seule la référente RH de cette filiale le reçoit. Elle associe la directrice juridique du groupe au cas pour un avis, et celle-ci peut lire et répondre sans voir aucune autre alerte.
  Avec BeSignal, l’accès se restreint par entité, par catégorie d’alerte, ou par invitation sur un ou plusieurs cas. Dans le cas, un lot de permissions encadre ensuite ce que chacun peut faire (consulter, échanger avec le déclarant, documenter, exporter...). L’export des utilisateurs permet par ailleurs au client de réaliser sa revue des accès.

• Garder l'enquête dans la plateforme
  Toute alerte transférée par e-mail ou discutée sur Teams sort immédiatement du périmètre chiffré et tracé. En cas de contrôle de l’AFA ou de contentieux, la traçabilité est alors perdue. Par exemple, une référente VSS transfère le signalement d’une étudiante à la direction de la vie étudiante par e-mail. Trois semaines plus tard, il circule dans quatre boîtes mail, dont une adresse partagée. Il est alors impossible de savoir qui l’a lu.
  Avec BeSignal, la direction concernée est associée au cas avec un profil de contributeur occasionnel. Elle accède aux seuls éléments nécessaires, directement dans la plateforme, et chaque consultation est journalisée.

• Éviter les téléchargements qui créent des copies hors de contrôle
  Un fichier téléchargé ne dépend plus que de la sécurité du poste de travail et des espaces où il est enregistré. Par exemple, un référent télécharge le rapport d’enquête pour le relire et l’enregistre dans le dossier d’équipe sur le serveur partagé, le temps de le finaliser. Le cas est clôturé, le fichier reste là. Un an plus tard, l’accès à ce dossier d’équipe est élargi à tout le service, et le rapport devient lisible par une dizaine de personnes, dont aucune n’aurait dû en connaître l’existence.
  BeSignal permet de journaliser les téléchargements. Cependant, aucune plateforme ne peut effacer une copie locale. Le bon réflexe consiste donc à limiter les téléchargements au strict nécessaire et à supprimer les copies locales dès qu’elles ne sont plus utiles.

• Garder les échanges avec le lanceur d’alerte dans la messagerie du cas
  Pour obtenir des précisions ou des pièces, le référent est tenté de passer par e-mail. L’échange sort alors du cas, et l’alerte comme l’identité de son auteur se retrouvent dans des boîtes mail que d’autres peuvent lire ou transférer. Par exemple, un salarié signale sous son nom des irrégularités chez un fournisseur. Le référent lui demande des pièces par e-mail. Trois semaines plus tard, son assistante a lu tout le fil, et un message a été transféré pour avis au responsable des achats, qui travaille avec ce fournisseur.
  Avec BeSignal, chaque cas intègre une messagerie sécurisée. Le déclarant (anonyme ou identifié) y accède avec le code confidentiel généré lors du dépôt, sans compte, et peut répondre aux messages ou ajouter des pièces. Les échanges restent dans le cas, visibles des seuls référents habilités et journalisés. Côté déclarant, aucune adresse IP ni cookie non essentiel n’est collecté.

• Supprimer les données dès qu'elles ne sont plus nécessaires
  La meilleure façon de protéger une donnée devenue inutile est de la supprimer. Le RGPD (article 5-1-e) limite la conservation des données à la durée nécessaire aux finalités du traitement. La loi Sapin II va encore plus loin en stipulant que les signalements ne doivent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection des personnes concernées. Par exemple, une organisation conserve tous ses signalements depuis 2018, y compris ceux classés sans suite. Un seul compte administrateur compromis expose sept années de dossiers sensibles.
  Chaque organisation fixe ses durées de conservation, sur conseil de son DPO. La plateforme BeSignal donne ensuite aux référents les moyens de les appliquer, avec les fonctions de suppression, d’archivage et d’anonymisation des cas clos. Une revue régulière des cas arrivés à échéance permet de s’assurer que ces durées sont réellement appliquées.

• Protéger les comptes des référents
  Les comptes des référents donnent accès à des données extrêmement sensibles, ce qui en fait des cibles de choix pour le phishing ciblé. Par exemple, un faux e-mail intitulé « Nouvelle alerte reçue » peut renvoyer vers une page de connexion identique à l'originale, dont l'adresse diffère d'une seule lettre.
  BeSignal protège les comptes des référents avec une double authentification, une politique de mots de passe stricte et une déconnexion automatique en cas d’inactivité. Le SSO est disponible en option. Ces protections n’empêchent pas un référent de saisir ses identifiants sur une fausse page. Les notifications BeSignal contiennent un lien vers la plateforme, et c’est précisément ce que les e-mails frauduleux imitent. Avant de se connecter, le référent vérifie donc que l’adresse de la page est bien celle de sa plateforme. En cas de doute, il passe par un favori enregistré et signale le message au RSSI.

Ce que BeSignal sécurise pour vous
La plateforme de signalement BeSignal est certifiée ISO 27001 et HDS, et ses données sont hébergées exclusivement en France. Elles sont chiffrées au repos comme en transit, et la sécurité de la plateforme est contrôlée en continu, avec des tests d’intrusion automatisés chaque mois et un audit externe chaque année. Aucun outil ne remplace pour autant la vigilance des référents, maillon essentiel de la protection des lanceurs d’alerte.

Une alerte bien protégée reste là où elle doit être, visible des seules personnes qui doivent la voir, et pas plus longtemps que nécessaire.
Et vous, quels réflexes avez-vous mis en place pour sécuriser vos procédures ?